L’evento e’ lo strumento che permette di comunicare le tue idee e i tuoi progetti attraverso la condivisione e il coinvolgimento, facendo riferimento sempre al target per portarlo a compimento con ottimi risultati e tanto entusiasmo. Competenza e professionalita’ ci permettono di fare un’analisi attenta dell’attivita’ dell’azienda per porgettare la tipologia dell’evento, il luogo dove sia piu opportuno che avvenga, i tempi di realizzazione, valutare il personale coinvolto nelle diverse fasi, le risorse a disposizione e tutte le attivita di marketing e comunicazione dell’evento.

FASI DEL PROCESSO DI ORGANIZZAZIONE DI UN EVENTOPer l’ottima riuscita dell’evento il nostro team rispetta alcune regole principali:

1. CAPACITA ORGANIZZATIVA

2. TASK FORCE UNITA

3. PIANIFICAZIONE

4. STRUTTURA ORGANIZZATIVA

5. METODOLOGIE E APPROCCI PERSONALIZZATI

6. STRATEGIE DI COMUNICAZIONE APPROPRIATE

IDEAZIONE DELL’EVENTO

INSIEME definiamo il CONCEPT di un evento, dando poi il via al processo di organizzazione. Definiamo chi sono gli stakeholder, il target da coinvolgere, il timing necessario per tutte le attività, il periodo in cui organizzare l’evento, la location se è raggiungibile facilmente raggiungibile, il tema che è il fil rouge di tutte le attività.

Un segno indelebile è il feedback che a noi piace lasciare agli ospiti di un evento.

Dal CONCEPT di un evento diamo il via al processo organizzativo di un evento. È coinvolto tutto il team nelle diverse fasi. Insieme al cliente si stabiliscono gli obiettivi e le finalità dell’evento, oltre ad un’accurata analisi della fattibilità del progetto dal punto di vista organizzativo e l’effettiva percorribilità commerciale. Ci poniamo nei confronti della competizione nel mondo del marketing e della comunicazione in modo positivo al fine di progettare servizi unici nel loro genere, puntando su momenti di networking e confronto per condividere esperienze e idee.

Verifica di fattibilità

Organizziamo un evento partendo dall’’individuazione dei servizi da offrire e li valutiamo in base al target da raggiungere non prescindendo dall’impatto sul territorio, ai costi del luogo dove realizzare l’evento, all’allestimento e alle parti burocratiche, alla disponibilità delle risorse economiche. L’evento è uno strumento di comunicazione essenziale anche per creare attrattiva per un luogo. Disponibilità risorse economiche – fattibilità in relazione a risorse umane disponibili e richieste, disponibilità della location nel periodo in cui si dovrà svolgere l’evento – percorribilità di marketing per l’attrattività del pubblico.

ENTRIAMO NEL VIVO DELL’EVENTO!

Pianifichiamo le attività, a partire dalla realizzazione tecnica, poi il piano di marketing e il manuale operativo. Attraverso il project management, individuiamo il responsabile delle singole fasi, definiamo le tempistiche delle singole attività e valutiamo eventuali criticità.Stiliamo un manuale operativo, cosiddetto memorandum di comunicazione interna. Curiamo la fase marketing dell’evento e deliniamo il prodotto evento, ne verifichiamo il posizionamento nel mercato degli eventi, il pricinge l’eventuale distribuzione dei biglietti e progettiamo le iniziative di comunicazione.LO SVOLGIMENTO DELL’EVENTO RAPPRESENTA L’ESECUZIONE DEL PIANO, MA NON È DA CONSIDERARSI IL TERMINE DELLE ATTIVITÀ!Terminato l’evento, predisponiamo il consuntivo, con informazioni qualitative e quantitative. Si verifica il raggiungimento degli obiettivi che ci si era posti, si misurano i livelli customer satisfation dei vari attori coinvolti – la brand perception dell’evento stesso.

Figure coinvolte per organizzare il tuo evento

Nell’organizzazione del tuo evento sono importanti :

• il pubblico che fruisce gratuitamente o a pagamento dei servizi offerti nel corso del tuo evento e per il quale costruiamo un piano di comunicazione in quanto esistono diverse tipologie di pubblico.
• gli stakeholder della struttura organizzativae cioè tutte quelle persone coordinate orientate a un obiettivo comune e ognuna responsabile della propria attività, come il coordinamento di progetto e la segreteria organizzativa che rispettivamente finanziano e curano tutti gli aspetti operativi.
• Le relazioni con le istituzioni per individuare riconoscimento morale e finanziario alle attività proposte in occasione dell’evento, oltre al patrocinio, alla sponsorizzazione e al permesso.
• Il piano di sponsorizzazione per selezionare potenziali aziende interessate, in grado di contribuire allo svolgimento dell’evento in termini finanziari o di fornitura di prodotti.
• Il legale che cura tutte le possibili controversie legali che possono nascere durante le fasi di organizzazione.
• L’amministrazione e il controllo che predispone, pianifica e gestisce la parte amministrativa, contabile e finanziaria di un evento.
• L’ospitalità che prevede la sistemazione delle persone coinvolte in occasione dell’evento, sia che essi siano relatori, sia che essi siano partecipanti cui offrire questo servizio.
• La sicurezza intesa come sicurezza dei luoghi, degli allestimenti, degli attori dell’evento, del pubblico e dei lavoratori. Agisce nel rispetto delle normative vigenti nel paese in cui l’evento si realizza.
• La comunicazione prevede la scelta del concept della comunicazione, della gestione del piano di comunicazione e della realizzazione dei materiali necessari. Importante è l’ufficio stampa, il creatore dei contenuti per il web e per la carta stampata, le digital PR e la community manager e l’eReputation manager.
• La logistica per coordinare le come l’allestimento e il disallestimento, la predisposizione delle aree strategiche, le pulizie e la formazione dello staff.
• L’attività satellite non sono parte dell’evento per obiettivo, ma lo costituiscono concretizzandosi in intrattenimento e gestione del catering.
• La funzione tecnica riguarda il core business dell’evento e, insieme a segreteria organizzativa e coordinatore del progetto, costituisce il cuore pulsante dell’evento stesso.